Administrator Danych Osobowych
Administratorem otrzymanych od Państwa danych osobowych jest Kamil Śledź, Notariusz w Białymstoku, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: Kancelaria Notarialna Kamil Śledź Notariusz, 15-432 Białystok, ul. Henryka Sienkiewicza Nr 3 lok. 7/1, NIP 8442187086, REGON 200864007.
Jeżeli będą mieli Państwo pytania lub wątpliwości związane z działaniami Notariusza dotyczącymi Państwa danych osobowych, można kontaktować się z Administratorem osobiście w siedzibie kancelarii, telefonicznie lub przesyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: kancelaria@notariuszsledz.pl.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Państwa dane osobowe (takie jak m.in. imiona, nazwiska, numery PESEL, adresy zamieszkania, numery dokumentów tożsamości czy dane majątkowe i zdrowotne) będą przetwarzane w celach związanych z dokonaniem czynności notarialnych podejmowanych na Państwa życzenie, a także w celu realizacji obowiązków nałożonych na notariusza przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
Szczegółowy zakres obowiązków Notariusza definiuje ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 614) oraz ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML).
Działania Notariusza podejmowane są na podstawie przepisów prawa nakładających na niego obowiązki związane z wykonywaną funkcją i zadaniami. Spełnia to wymogi:
- art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz e RODO (niezbędność do wykonania umowy/podjęcia działań, wypełnienie obowiązku prawnego oraz realizacja zadań w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej),
- art. 9 ust. 2 lit. f, g oraz j RODO (w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych, np. o stanie zdrowia w związku z oceną zdolności do czynności prawnych).
Obowiązek podania danych osobowych
Informacje stanowiące Państwa dane osobowe są wykorzystywane przez Notariusza w związku z istniejącymi wymogami ustawowymi. Oznacza to, że mają Państwo obowiązek podania danych osobowych niezbędnych do prawidłowego (zgodnego z prawem) dokonania czynności notarialnych. Odmowa przekazania tych informacji Notariuszowi uniemożliwia sporządzenie aktu notarialnego lub dokonanie innej czynności.
Tajemnica notarialna a przepisy RODO
Wszelkie informacje, w tym dane osobowe i majątkowe, które zostają mi przekazane w związku z dokonywaną czynnością, objęte są tajemnicą notarialną. Obowiązek zachowania tajemnicy jest absolutny i trwa nawet po odwołaniu notariusza z funkcji. Z tajemnicy tej notariusz może zostać zwolniony wyłącznie przez sąd, w ściśle określonych przez prawo przypadkach (np. w toku postępowania karnego). Fakt obowiązywania tajemnicy notarialnej sprawia, że Państwa dane są chronione na znacznie wyższym poziomie, niż wymagają tego standardowe przepisy o ochronie danych.
Odbiorcy danych – komu notariusz przekazuje informacje?
Ujawnienie Państwa danych osobowych innym podmiotom odbywać się będzie wyłącznie na podstawie przepisów prawa i w zakresie realizacji wynikających z nich obowiązków. W zależności od rodzaju dokonywanej czynności, odbiorcami Państwa danych mogą być w szczególności:
- Sądy powszechne (wydziały ksiąg wieczystych oraz wydziały cywilne/spadkowe) – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz w formie wypisów.
- Organy administracji skarbowej (KAS) – w związku z obowiązkiem obliczenia i pobrania podatków (PCC, podatek od spadków i darowizn).
- Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) – w ramach ustawowego raportowania transakcji.
- Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) – w przypadkach nabywania nieruchomości przez cudzoziemców.
- Dostawcy usług IT – podmioty wspierające obsługę systemów informatycznych kancelarii (na podstawie rygorystycznych umów powierzenia).
Okres przechowywania danych w kancelarii
Państwa dane osobowe będą przechowywane przez czas obowiązywania umowy oraz przedawnienia roszczeń z nią związanych. W wielu przypadkach termin ten wynika jednak wprost z obowiązujących przepisów prawa.
Dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne (oryginały aktów notarialnych i protokołów) będą przechowywane w kancelarii przez 10 lat od ich sporządzenia lub do chwili zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii notarialnej. Po upływie tego terminu cała dokumentacja nie ulega zniszczeniu, lecz zostaje protokolarnie przekazana do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego, gdzie jest przechowywana wieczyście.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i przekazywanie danych
Na podstawie Państwa danych nie będą w sposób zautomatyzowany podejmowane decyzje. Państwa dane osobowe nie będą służyć do profilowania oraz nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
Prawa osób, których dane dotyczą – ważne ograniczenia
Zgodnie z obowiązującym prawem mają Państwo możliwość dostępu do informacji stanowiących Państwa dane osobowe, a także prawo do ich przenoszenia. Możecie Państwo również żądać ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania. Jeżeli będą mieli Państwo zastrzeżenia związane z przetwarzaniem danych, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Ważne wyłączenia z uwagi na specyfikę zawodu notariusza: Należy pamiętać, że realizacja niektórych praw (np. prawo do usunięcia danych – tzw. „prawo do bycia zapomnianym”, prawo do ograniczenia przetwarzania czy sprzeciwu) jest wyłączona lub mocno ograniczona wobec danych zawartych w sporządzonych aktach notarialnych, repertoriach i rejestrach. Ich przetwarzanie i przechowywanie jest bowiem nadrzędnym obowiązkiem prawnym notariusza.
Polityka plików cookies (Ciasteczka)
Strona internetowa kancelarii korzysta z plików cookies wyłącznie w celach technicznych i analitycznych, niezbędnych do jej prawidłowego funkcjonowania. Pliki te nie gromadzą danych pozwalających na Państwa bezpośrednią identyfikację. Szczegółowe ustawienia dotyczące plików cookies można w każdej chwili samodzielnie zmodyfikować z poziomu ustawień używanej przeglądarki internetowej.