Do niedawna przepisy obligowały spadkobierców do samodzielnego przygotowania wniosku do sądu wieczystoksięgowego, zgromadzenia załączników, uiszczenia opłaty i osobistego lub pocztowego złożenia dokumentów. Obecnie procedura ta uległa istotnej zmianie. Nowelizacja Prawa o notariacie oraz ustawy o księgach wieczystych i hipotece umożliwia załatwienie tych formalności za pośrednictwem notariusza.
Omawiane zmiany reguluje Ustawa z dnia 21 listopada 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo o notariacie oraz ustawy o księgach wieczystych i hipotece (Dz.U. z 2025 r. poz. 1793), a w szczególności art. 95ga oraz art. 95j § 2 i 3 Prawa o notariacie. Przepisy weszły w życie 17 marca 2026 r.
Dzięki temu podczas jednej wizyty w kancelarii można połączyć formalne potwierdzenie nabycia spadku ze złożeniem wniosku o wpisanie nowych właścicieli do rejestrów sądowych. Rozwiązanie to systematyzuje obrót prawny, ogranicza formalności po stronie obywateli i odciąża sądy.
Na czym polega protokół wpisu spadkobiercy do ksiąg wieczystych?
Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedzczenia spadkobierca lub zapisobierca windykacyjny może zwrócić się z żądaniem złożenia wniosku o ujawnienie jego praw. W takiej sytuacji notariusz sporządza przewidziany prawem protokół, który zawiera sformalizowane żądanie wpisu oraz oświadczenie dotyczące praw do odziedziczonego majątku.
Sporządzenie i przesłanie takiego wniosku jest możliwe pod warunkiem, że następstwo prawne po osobie zmarłej, czyli właścicielu, użytkowniku wieczystym lub uprawnionym do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, zostało uprzednio wykazane stosownymi dokumentami. W praktyce zdarzają się bowiem sytuacje, w których sam spadkodawca nie widnieje w księdze wieczystej jako właściciel – na przykład dlatego, że nabył nieruchomość w drodze dziedziczenia po swoich rodzicach, lecz nie dopełnił obowiąku ujawnienia tego prawa.
W takich przypadkach, aby wniosek o wpis aktualnych spadkobierców mógł zostać skutecznie przygotowany, konieczne jest udokumentowanie pełnego łańcucha dziedziczenia. Wymaga to przedłożenia wcześniejszych aktów poświadczenia dziedziczenia lub prawomocnych postanowień sądu o stwierdzeniu nabycia spadku przez samego spadkodawcę po jego poprzednikach prawnych.
Dopiero po skompletowaniu i weryfikacji całej dokumentacji, nie później niż w dniu sporządzenia protokołu, wniosek przesyłany jest do właściwego sądu w formie elektronicznej poprzez dedykowany system teleinformatyczny.
Czy wniosek jest składany automatycznie?
Nie. Cała procedura inicjowana jest wyłącznie na wyraźne żądanie uprawnionego. Podczas spotkania informuję strony o możliwości skorzystania z tego rozwiązania, jednak ostateczna decyzja o powierzeniu złożenia wniosku kancelarii należy wyłącznie do spadkobierców.
Czy to notariusz dokonuje wpisu w księdze wieczystej?
Notariusz nie dokonuje samego wpisu – czynność ta leży w wyłącznej kompetencji referendarza lub sędziego sądu wieczystoksięgowego. Moją rolą jest sporządzenie protokołu i przesłanie gotowego wniosku do właściwego wydziału. W świetle przepisów, przekazanie dokumentów przez notariusza jest traktowane równoznacznie ze złożeniem ich osobiście przez spadkobiercę.
Jakich praw dotyczy wniosek notarialny?
Procedura składania wniosku w kancelarii ma zastosowanie do majątku położonego na terytorium Polski. Obejmuje ona ujawnienie w rejestrach:
- prawa własności (mieszkania, domu, działki budowlanej czy działki rolnej),
- prawa użytkowania wieczystego,
- spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
Aby notariusz mógł procedować, dane prawo musi bezspornie wchodzić w skład masy spadkowej i wynikać z przedłożonych dokumentów.
Jak przygotować się do czynności w kancelarii?
Prawidłowe przeprowadzenie procedury wymaga przedłożenia odpowiednich danych. Przed spotkaniem należy przygotować:
- numer księgi wieczystej (lub ksiąg, jeśli spadek obejmuje więcej nieruchomości),
- informacje o nieruchomościach i prawach wchodzących w skład spadku,
- dokumenty potwierdzające prawo spadkodawcy do danego majątku,
- dokumenty niezbędne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia (np. akty stanu cywilnego, testament) – jeżeli sam akt nie został jeszcze sporządzony.
Szczegółowy wykaz uzależniony jest bezpośrednio od stanu prawnego nieruchmosci i podlega ustaleniu podczas wstępnej konsultacji.
Koszty ujawnienia spadkobiercy w 2026 roku
Opłaty za czynności notarialne podejmowane w kancelarii notarialnej ustalone są urzędowo w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Dokument wskazuje stawki maksymalne taksy notarialnej, jednak zawsze dla każdej czynności cenę ceną ustalam indywidualnie na podstawie analizy dokumentów konkretnej sprawy. Dzięki temu mają Państwo pewność, że w dniu podpisania umowy nie pojawią się żadne finansowe niespodzianki.
Koszty przeprowadzenia opisanej procedury wynikają wprost z przepisów prawa. Składają się na nie:
- Taksa notarialna – koszt całej czynności sporządzenia protokołu zawierającego żądanie wpisu wynosi około 400 zł.
- Opłata sądowa – stała opłata pobierana przez państwo za dokonanie wpisu w księdze wieczystej, wynosząca 150 zł (od każdej księgi wieczystej). Notariusz pobiera tę kwotę i przekazuje ją bezpośrednio na rachunek właściwego sądu.
- Koszt wypisów – 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę.
- Dodatkowo należy doliczyć podatek VAT w wysokości 23%.
Dlaczego aktualizacja ksiąg wieczystych jest niezbędna?
Rejestry sądowe powinny odzwierciedlać rzeczywisty stan prawny. Złożenie wniosku po dziedziczeniu stanowi wymóg umożliwiający w przyszłości swobodne dysponowanie majątkiem. Ujawnienie nowego właściciela jest warunkiem koniecznym, jeśli planowane jest zbycie lokalu, darowizna, dział spadku czy obciążenie nieruchomości hipoteką. Wizyta u notariusza w Białymstoku pozwala uregulować te kwestie w sposób zintegrowany z postępowaniem spadkowym.